La fonction archivistique implique l'existence non seulement d'un fichier papier, mais aussi d'un fichier électronique unique au sein du Tribunal qui, étant compatible et interopérable avec les systèmes informatiques de traitement existants au sein du Tribunal, conserve les documents qu'il génère, garantissant l'intégrité, l'authenticité, la confidentialité, la qualité, la protection et la conservation de ces documents et assurant la continuité des séries documentaires indépendamment de leur support.
Cela implique l'élaboration de divers instruments propres à une gestion documentaire normalisée, entre autres :
- Un
schéma de métadonnées, basé sur les normes techniques de développement du schéma national d'interopérabilité, qui permet l'intégration des différentes applications et l'identification et la sécurisation de chaque document.
- Un catalogue de procédures, actuellement en cours d'élaboration, qui inclut les formalités de chaque procédure et les types de documents dans lesquels elles sont consignées.
- Un
tableau de classification qui catégorise les fonctions et activités exercées par le Tribunal constitutionnel et les relie aux documents générés dans l'exercice de celles-ci. De même, il y aura autant de tableaux de classification que de
fonds d'autres provenances qui sont intégrés dans les archives.
Un fonds documentaire est l'ensemble organisé et classé de tous les documents générés ou accumulés au cours de son existence par une institution dans l'exercice de ses attributions propres. Parmi ses fonds documentaires, les Archives générales du Tribunal constitutionnel conservent, en plus des leurs, des documents provenant d'autres fonds qui ont été acquis par divers moyens (transfert, don ou dépôt) :
-
Fonds publics
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Fonds privés