La función archivística implica la existencia no sólo de un archivo en papel sino también de un archivo electrónico único en el Tribunal que, siendo compatible e interoperable con los sistemas informáticos de tramitación existentes en el Tribunal, conserva los documentos que generan, garantizando la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de esos documentos y asegurando la continuidad de las series documentales independientemente de su soporte.
Ello supone la elaboración de diversos instrumentos propios de una gestión documental normalizada, entre otros:
- Un
esquema de metadatos, basado en normas técnicas de desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad, que permita la integración de las diferentes aplicaciones y la identificación y la identificación segura de cada documento.
- Un catálogo de procedimientos, actualmente en elaboración, que incluya los trámites de cada procedimiento y los tipos documentales en que se plasman.
- Un
cuadro de clasificación que categoriza las funciones y actividades desempeñadas por el Tribunal Constitucional y las conecta con los documentos generados en el ejercicio de las mismas. Asimismo, existirán tantos cuadros de clasificación como fondos de otras procedencias se integren en el archivo.
Un fondo documental es el conjunto organizado y clasificado de todos los documentos generados o acumulados a lo largo de su existencia por una institución en el cumplimiento de las atribuciones que le son propias. Entre su acervo documental, el Archivo General del Tribunal Constitucional custodia, aparte del suyo propio, documentación de otros fondos que han ingresado por diversas vías (transferencia, donación o depósito:
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Fondos públicos
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Fondos privados